Bayangkan sebuah usaha desa yang sudah punya puluhan ekor kambing dan gedung serbaguna yang laris disewa, tapi pemasarannya masih mengandalkan mulut ke mulut, dan catatan keuangannya masih ditulis manual di buku. Itulah kondisi yang dihadapi BUMDes “Jaya Makmur” di Desa Trayeman, Kecamatan Slawi, Kabupaten Tegal, sebelum ada program pendampingan dari tim dosen Universitas Muhadi Setiabudi (Umus).
Untuk membantu mengatasi persoalan tersebut, tim dosen yang diketuai oleh Nur Ariesanto Ramdhan, S.Kom., M.Kom., bersama dua anggota, Muhammad Syaifulloh, S.E., M.M. dan Nur Tulus Ujianto, S.Kom., M.Kom., menjalankan program pengabdian masyarakat bertajuk “Digitalisasi Pemberdayaan Badan Usaha Milik Desa Trayeman Kabupaten Tegal Melalui ‘SIBAU’ Desa Marketplace.” Program ini juga melibatkan mahasiswa sebagai bagian dari pembelajaran di luar kelas.
Mengenal BUMDes “Jaya Makmur” dan Usahanya
BUMDes Jaya Makmur berdiri sejak tahun 2019 dengan modal awal Rp200 juta yang digunakan untuk membangun kandang sederhana dan memelihara 30 ekor kambing. Kini, jumlah kambing yang dikelola sudah berkembang menjadi 50 ekor, dengan sistem fermentasi yang membuat kambing lebih cepat besar dan siap dijual, terutama pada momen-momen seperti Idul Adha atau musim hajatan. Selain usaha ternak, BUMDes ini juga mengelola bisnis persewaan gedung serbaguna yang sering digunakan untuk acara olahraga maupun kegiatan warga.
Usaha-usaha ini dikelola oleh 10 orang pengurus, dan sebenarnya sudah berjalan cukup baik dari sisi operasional. Masalahnya ada di bagian yang sering luput dari perhatian: pemasaran dan pencatatan keuangan.
Apa Masalah yang Dihadapi?
Setelah tim pengabdi melakukan survei dan wawancara langsung dengan pengurus BUMDes dan kepala desa, ditemukan beberapa persoalan utama:
- Belum punya website atau platform pemasaran online, sehingga hasil ternak kambing fermentasi maupun jasa sewa gedung sulit menjangkau pembeli di luar desa. Akibatnya, omzet usaha ternak kambing jadi tidak stabil.
- Belum ada sistem pencatatan keuangan yang rapi. Pembukuan masih dilakukan secara manual dan sederhana, sehingga pemasukan dan pengeluaran usaha sulit dipantau secara jelas.
- Alat pencacah pakan ternak masih manual, membuat proses pengolahan pakan kambing memakan waktu dan tenaga lebih banyak, sehingga hasil olahan pakan belum bisa memenuhi kebutuhan yang ada.
- Belum pernah ada pelatihan atau pendampingan khusus soal digital marketing maupun sistem keuangan berbasis aplikasi.
- Keterbatasan SDM, karena pengurus BUMDes belum terbiasa menggunakan website maupun aplikasi keuangan digital.
Solusi yang Dihadirkan: Sistem “SIBAU” Desa Marketplace
Untuk menjawab persoalan tersebut, tim pengabdi membangun sebuah sistem bernama SIBAU (Sistem Informasi Badan Usaha), yang terdiri dari dua bagian utama:
- Website marketplace BUMDes — bisa diakses di bumdestrayeman.com — berfungsi sebagai etalase online untuk memasarkan produk ternak kambing fermentasi dan jasa sewa gedung serbaguna ke masyarakat yang lebih luas, tidak terbatas hanya di sekitar desa.
- Aplikasi manajemen keuangan — dapat diakses di sibau.bumdestrayeman.com — yang membantu pengurus BUMDes mencatat pemasukan dan pengeluaran usaha secara lebih rapi dan terintegrasi, sehingga laporan keuangan tidak lagi berantakan.
Selain dua sistem digital tersebut, tim pengabdi juga membelikan alat pencacah pakan ternak otomatis (mesin “cooper”) lengkap dengan perlengkapan pendukungnya, sehingga proses pengolahan pakan kambing dari daun jagung dan bahan pakan lain menjadi lebih cepat dan efisien.
Bagaimana Prosesnya?
Kegiatan ini dijalankan melalui beberapa tahapan, mulai dari survei kondisi mitra, perancangan sistem, hingga pelatihan dan pendampingan penggunaannya:
1. Sosialisasi dan Kunjungan Lapangan Tim pengabdi mendatangi langsung kantor kepala desa dan lokasi usaha BUMDes, mulai dari kandang ternak kambing hingga gedung serbaguna, untuk memahami kondisi nyata di lapangan dan mendiskusikan kebutuhan bersama pengurus.
2. Pembuatan Website dan Aplikasi Keuangan Tim kemudian merancang dan membangun website BUMDes berbasis marketplace serta aplikasi administrasi keuangan, lengkap dengan pembelian domain dan hosting agar sistem bisa diakses secara online kapan saja.
3. Pelatihan Penggunaan Sistem Pengurus BUMDes diberikan pelatihan langsung soal cara mengoperasikan website sebagai admin utama maupun admin usaha, termasuk cara mengunggah produk, mengelola pesanan, hingga mencatat transaksi keuangan lewat aplikasi.
4. Integrasi dan Uji Coba Sistem Setelah pelatihan, sistem SIBAU diuji coba dan diintegrasikan dengan kebutuhan operasional BUMDes sehari-hari, sekaligus dievaluasi apakah sudah berjalan sesuai harapan.
5. Pendampingan Berkelanjutan Tim pengabdi tidak berhenti sampai pelatihan selesai — mereka juga mendampingi pengurus BUMDes agar bisa menggunakan sistem secara mandiri dan konsisten ke depannya.
Hasil yang Dicapai
Program ini membuahkan sejumlah hasil nyata bagi BUMDes “Jaya Makmur”:
- Website dan aplikasi SIBAU berhasil dibangun dan digunakan secara aktif untuk memasarkan produk ternak kambing fermentasi maupun jasa sewa gedung serbaguna.
- Pengurus BUMDes mendapat pelatihan intensif soal pemasaran digital dan pembukuan keuangan berbasis aplikasi, sesuatu yang sebelumnya belum pernah mereka dapatkan.
- Kemampuan menyusun laporan keuangan meningkat, sehingga pemasukan dan pengeluaran usaha kini bisa dipantau dengan lebih jelas dan akuntabel.
- Jangkauan pemasaran semakin luas, tidak lagi terbatas pada pembeli di sekitar desa saja, karena produk dan jasa BUMDes kini bisa ditemukan secara online.
- Proses pengolahan pakan ternak jadi lebih efisien berkat alat pencacah otomatis yang diberikan, menghemat waktu dan tenaga pengelola kandang.
Manfaat Jangka Panjang
Digitalisasi ini bukan sekadar soal punya website atau aplikasi baru, tapi tentang membuka jalan bagi BUMDes untuk tumbuh lebih mandiri dan berdaya saing di era digital. Dengan sistem pemasaran online yang lebih luas, produk-produk ekonomi kreatif dari Desa Trayeman punya kesempatan lebih besar untuk dikenal masyarakat luas. Sementara itu, dengan pembukuan yang lebih rapi, pengelolaan usaha BUMDes juga menjadi lebih transparan dan akuntabel — modal penting untuk keberlanjutan usaha di masa depan.
Kegiatan pengabdian masyarakat ini didanai oleh Direktorat Riset, Teknologi, dan Pengabdian kepada Masyarakat (DRTPM), Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi Republik Indonesia tahun anggaran 2024, serta melibatkan kolaborasi aktif antara kampus, pemerintah desa, dan pengurus BUMDes setempat. Program semacam ini diharapkan dapat menjadi contoh bagi BUMDes lain yang ingin bertransformasi menuju digitalisasi di era Society 5.0.
Sumber: Laporan Akhir Pengabdian Kepada Masyarakat, Program Studi Teknik Informatika, Universitas Muhadi Setiabudi, 2024.